tugas II

1. Sebutkan dan jelaskan langkah pendekatan sistem :

Pendekatan Sistem adalah upaya untuk melakukan pemecahan masalah yang

dilakukan dengan melihat masalah yang ada secara menyeluruh dan melakukan

analisis secara sistem.

Dalam melakukan pendekatan sistem ada langkah-langkah dan tahapan yang bisa dilakukan:

 Tahap I: Usaha persiapan

Langkah-langkahnya adalah memandang perusahaan sebagai suatu sistem, mengenal sistem lingkungan (pemegang saham, pelanggan, masyarakat keuangan, masyarakat global, pemerintah, pesaing, pemasok, serikat kerja), mengidentifikasi subsistem-subsistem perusahaan.

Tahap II: Usaha definisi

1. Suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah).
2.  Mempelajari masalah untuk mencari solusi (pemahaman masalah).
3. Mencari pemicu masalah (problem trigger) yang dapat berasal dari lingkungan atau dari dalam perusahaan.
4.  Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem. Caranya adalah menganalisis sisem menurut subsistem-subsistemnya. Kemudian apakah susbsistem itu terintegrasi menjadi satu unit yang berfungsi lancar? Lalu apakah semua subsistem bekerja untuk mencapai tujuan sistem? Setelah itu analisa top-down untuk mengidentifikasi tingkat sistem dimana penyebab persoalan berada.
5.  Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu.Elemen-elemen sistem dapat dianalisis secara berurutan, yaitu:

• Mengevaluasi standar (standar harus sah/valid, standar harus realistis, standar harus dimengerti oleh mereka yang akan mencapainya, dan standar harus terukur).
•  Membandingkan sistem output dengan standar.
•  Mengevaluasi manajemen.
•  Mengevaluasi pengolah informasi.
•  Mengevaluasi input dan sumber daya input.
•  Mengevaluasi proses transformasi.
•  Mengevaluasi sumber daya output

Tahap III: Usaha solusi

- Mengidentifikasi berbagai alternatif solusi. Dengan cara mencari jalan yang berbeda untuk memecahkan masalah yang sama. Seperti Brainstorming (tukar pikiran), dan Joint Application Design (rancangan aplikasi bersama)

- Mengevaluasi berbagai alternatif solusi. Contohnya dengan menggunakan kriteria evaluasi yang sama, untuk mengukur seberapa baik suatu alternatif dapat memecahkan masalah.

- Memilih solusi terbaik. Dengan cara menganalisis suatu evaluasi sistematis atas pilihan-pilihan dan mempertimbangkan konsekuensi pilihan tersebut pada tujuan organisasi. Kemudian memberi penilaian atas proses mental manajer. Setelah itu melakukan tawar-menawar atau negosiasi antara beberapa manajer.

- Menerapkan solusi. Masalah tidak terpecahkan hanya dengan memilih solusi terbaik tapi perlu diterapkan.

- Menindaklanjuti untuk memastikan bahwa solusi itu efektif

2.  Beberapa sifat pengolahan data yang membedakan dengan area aplikasi lain :

Ada beberapa sifat pengolahan data yang membedakannya dengan aplikasi lain :

a. menjalankan tugas penting

b. mengikuti prosedur standar secara relative

c. mendapatkan data yang lengkap.

d. Mempunyai focus historisa yang palin utama

e. Memberikan informasi pemecahan masalah minimal.

3. Contoh system pakai (expert system) :

Sistem pakar adalah suatu program komputer yang mengandung pengetahuan dari satu atau lebih pakar manusia mengenai suatu bidang spesifik

Bentuk umum sistem pakar adalah suatu program yang dibuat berdasarkan suatu set aturan yang menganalisis informasi (biasanya diberikan oleh pengguna suatu sistem) mengenai suatu kelas masalah spesifik serta analisis matematis dari masalah tersebut. Tergantung dari desainnya, sistem pakar juga mampu merekomendasikan suatu rangkaian tindakan pengguna untuk dapat menerapkan koreksi. Sistem ini memanfaatkan kapabilitas penalaran untuk mencapai suatu simpulan

Contoh – Contoh Sistem Pakar, antara lain:

1.  Kontrol. Contoh pengembangan banyak ditemukan dalam kasus pasien di rumah sakit, di mana dengan kemampuan sistem pakar dapat dilakukan kontoro terhadap cara pengobatan dan perawatan melalui sensor data atau kode alarm dan memberikan solusi terapi pengobatan yang tepat bagi si pasien yang sakit.
2.  Desain. Contoh sistem pakar di bidang ini adalah PEACE yang dibuat oleh
   Dincbas pada tahun 1980 untuk membantu disain pengembangan sirkuit elektronik. Contoh lain adalah sistem pakar untuk membantu desain komputer dengan komponen-komponennya.
3. Diagnosis. Pengembangan sistem pakar terbesar adalah di bidang diagnosis penyakit, diagnosis kerusakan mesin kendaraan bermotor, diagnosis kerusakan komponen komputer, dan lain-lain.
4.  Intruksi. Intruksi merupakan pengembangan sistem pakar yang sangat berguna dalam bidang ilmu pengetahuan dan pendidikan, di mana sistem pakar dapat memberika instruksi dan pengajaran tertentu terhadap suatu topik permasalahan. Contoh pengembangan sistem pakar di bidang ini adalah sistem pakar untuk pengajaran bahasa Inggris, sistem pakar untuk pengajaran astronomi dan lain-lain.
5.  Interpretasi. Sistem pakar yang dikembangkan dalam bidang interpretasi melakukan proses pemahaman akan suatu situasi dari beberapa informasi yang direkam. Contoh sistem yang dikembangkan dewasa ini adalah sistem untuk melakukan sensor gambar dan suara kemudian menganalisanya dan kemudian membuat suatu rekomendasi berdasarkan rekaman tersebut.
6.  Monitor. Sistem pakar dibidang ini banyak digunakan militer, yaitu menggunakan sensor radar kemudian menganalisanya dan menentukan posisi obyek berdasarkan posisi radar tersebut.
7.  Perencanaan. Perencanaan banyak digunakan dalam bidang bisnis dan keuangan suatu proyek, di mana sistem pakar dalam membuat perencanaan suatu pekerjaan berdasarkan jumlah tenaga kerja, biaya dan waktu sehingga pekerjaan lebih efisien dan lebih optimal.
8. Prediksi. Sistem pakar ini mampu memprediksi kejadian masa mendatang berdasarkan informasi dan model permasalahan yang dihadapi. Biasanya sistem memberikan simulasi kejadian masa mendatang tersebut, misalnya memprediksi tingkat kerusakan tanaman apabila terserang hama dalam jangka waktu tertentu. Program ini dibuat pada tahun 1983 oleh Boulanger dengan nama PLANT.
9. Seleksi. Sistem pakar dengan seleksi mengidentifikasikan pilihan kemungkinan solusi. Biasanya sistem mengidentifikasikan permasalahan secara spesifik kemudian mencoba untuk menemukan solusi yang paling mendekati kebenaran.
10. Simulasi. Sistem ini memproses operasi dari beberapa variasi kondisi yang ada dan menampilkan dalam bentuk simulasi. Contoh adalah program PLANT yang sudah menggabungkan antara prediksi dan simulasi, di mana program tersebut mampu menganalisa hama dengan berbagai kondisi suhu dan cuaca 

Sumber :

1.  http://oinshabrina.blogspot.com/2010/12/penjelasan-pendekatan-sistem-dan-tahap.html
2. http://a69670.wordpress.com/2010/01/01/pendekatan-sistem/
3. http://juventus4ever.wordpress.com/2011/11/26/sistem-pengolahan-data/
4. http://teja-satria-sriwijaya.blogspot.com/2011/04/contoh-sistem-pakar.html
5. http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_pakar

Tugas Sistem Informasi Manajemen

Tugas 1

Pengertian informasi secara singkat. Informasi adalah kumpulan dari data-data yang telah diolah

Berikut adalah pengertian informasi menurut para ahli :

• JONER HASUGIAN
  Informasi adalah sebuah konsep yang universal dalam jumlah muatan yang besar, meliputi banyak hal dalam ruang lingkupnya masing-masing dan terekam pada sejumlah  media

•  KENNETH C. LAUDON
  Informasi adalah data yang sudah dibentuk ke dalam sebuah formulir bentuk yang bermanfaat dan dapat digunakan untuk manusia

•  ANTON M. MOELIONO
  Informasi adalah penerangan, keterangan, pemberitahuan, kabar atau berita. Informasi juga merupakan keterangan atau bahan nyata yang dapat dijadikan dasar kajian analisis atau kesimpulan

• GORDON B. DAVIS
  Informasi adalah data yang telah dirposes/diolah ke dalam bentuk yang sangat berarti untuk penerimanya dan merupakan nilai yang sesungguhnya atau dipahami dalam tindakan atau keputusan yang sekarang atau nantinya

• ROBERT G. MURDICK
  Informasi terdiri atas data yang telah didapatkan, diolah/diproses, atau sebaliknya yang digunakan untuk tujuan penjelasan/penerangan, uraian, atau sebagai sebuah dasar untuk pembuatan ramalan atau pembuatan keputusan

• KUSRINI
  Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ni atau mendukung sumber informasi

• DAVIS
  Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang

• MC LEOD
  Infomasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti

Kebutuhan informasi didasarkan pada :

* Kegiatan bisnis yang semakin kompleks
* Kemampuan komputer yang semakin meningkat

Tugas 2

Ada lima tipe sumber daya yang harus dikelola oleh seorang manajer :

• Sumberdaya manusia (karyawan) adalah potensi yang merupakan asset dan berfungsi sebagai modal (non material/non finansial) didalam organisasi bisnis, yang dapat diwujudkan menjadi potensinyata(real) secara fisik dan non fisikdalam mewujudkan eksistensi organisasi.

• Sumberdaya alam (material) adalah semua kekayaan bumi, baik biotik maupun abiotik yang dapat dimanfaatkan untuk memenuhi kebutuhan manusia dan kesejahteraan manusia

• Mesin-mesin, fasilitas, dan energi (teknologi) adalah satu ciri yang mendefinisikan hakikat manusia yaitu bagian dari sejarahnya meliputi keseluruhan sejarah

• Modal (uang) adalah segala sumber daya hasil produksi yang tahan lama, yang dapat digunakan sebagai input produktif dalam proses produksi berikutnya

• Informasi (data) Informasi adalah Salah satu bentuk sumber daya utama dalam suatu   organisasi yang digunakan oleh manager untuk mengendalikan organisasi tersebut untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Setiap manajer harus mengelola kesemua sumber daya ini seefisien dan seefektif mungkin. Empat jenis sumber daya pertama merupakan sumberdaya pisik sedangkan sumberdaya terakhir merupakan sumberdaya conseptual. Sumberdaya konseptual berguna dalam pengelolaan sumberdaya pisik.

Tugas 3

Elemen yang dapat secara mudah berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan transmisi elektronik

• Variabel Sosial- Faktor demografik/demografis : sepertijumlah, komposisi, dan pertumbuhan penduduk suatu wilayah atau area.
  - Faktor gaya hidup :selera masyarakat, trend yang sedang digandrungi, dan lain sebagainya.
  - Faktor nilai sosial : adat-istiadat, norma yang berlaku, kebiasaan, dan lain-lain.

•  Variabel Ekonomi
  Berkaitanerat dengan indicator ekonomi yang bersifat  umum mengukur tabungan, investasi, produktivitas, lapangankerja, kegiatanpemerintah, transaksi perdagangan internasional, pendapatan, produk nasional dan lain sebagainya.

•  Variabel Politik
  Faktor-faktor yang terkait dengan kondisi atau iklim perpolitikan di suatu daerah.

•  Variabel Teknologi
  Kemajuan di bidang teknologi yang berubah-ubah dari waktu kewaktu yang terkadang sangat cepat sangat mempengaruhi dunia usaha. Perusahaan yang statis dan tidak mengikuti perkembanganteknologi cenderung tertinggal dibandingkan dengan perusahaan yang terusmenerus melakukan adaptasi teknologi untuk membuato perasional usah menjadi lebih efektif dan efisien

Sumber :

http://carapedia.com/pengertian_definisi_informasi_menurut_para_ahli_info504.html

http://id.shvoong.com/business-management/human-resources/2124600-pengertian-sumber-daya-manusia/#ixzz28b5HCfGG

http://carapedia.com/pengertian_definisi_modal_info2090.html

http://ajidedim.wordpress.com/teknologi-islami/technology/

http://aiieblablabla.blogspot.com/2010_10_01_archive.html

Share this:

BIografi iwan fals

Iwan Fals yang bernama lengkap Virgiawan Listanto (lahir 3 September 1961 di Jakarta) adalah seorang penyanyi beraliran balada yang menjadi salah satu legenda hidup di Indonesia. Lewat lagu-lagunya, Iwan menggambarkan suasana sosial kehidupan Indonesia (terutama Jakarta) di akhir tahun 1970-an hingga sekarang. Kritik atas perilaku sekelompok orang (seperti lagu Wakil Rakyat dan Tante Lisa), empati bagi kelompok marginal (misalnya lagu Siang Seberang Istana dan Lonteku), atau bencana besar yang melanda Indonesia (atau kadang-kadang di luar Indonesia, seperti lagu Ethiopia) mendominasi tema lagu-lagu yang dibawakannya.


Lewat lagu-lagunya, ia memotret kehidupan dan sosial-budaya di akhir tahun 1970-an hingga sekarang. Kritik atas perilaku sekelompok orang (seperti Wakil Rakyat, Tante Lisa), empati bagi kelompok marginal (misalnya Siang Seberang Istana, Lonteku), atau bencana besar yang melanda Indonesia (atau kadang-kadang di luar Indonesia, seperti Ethiopia) mendominasi tema lagu-lagu yang dibawakannya. Iwan Fals tidak hanya menyanyikan lagu ciptaannya tetapi juga sejumlah pencipta lain.

Iwan yang juga sempat aktif di kegiatan olahraga, pernah meraih gelar Juara II Karate Tingkat Nasional, Juara IV Karate Tingkat Nasional 1989, sempat masuk pelatnas dan melatih karate di kampusnya, STP (Sekolah Tinggi Publisistik). Iwan juga sempat menjadi kolumnis di beberapa tabloid olah raga.Kharisma seorang Iwan Fals sangat besar. Dia sangat dipuja oleh kaum 'akar rumput'. Kesederhanaannya menjadi panutan para penggemarnya yang tersebar di seluruh Nusantara. Para penggemar fanatik Iwan Fals bahkan mendirikan sebuah yayasan pada tanggal 16 Agustus 1999 yang disebut Yayasan Orang Indonesia atau biasa dikenal dengan seruan Oi. Yayasan ini mewadahi aktifitas para penggemar Iwan Fals. Hingga sekarang kantor cabang Oi dapat ditemui setiap penjuru Nusantara dan beberapa bahkan sampai ke mancanegara.

Perjalanan Hidup
Masa kecil Iwan Fals dihabiskan di Bandung, kemudian ikut saudaranya di Jeddah, Arab Saudi selama 8 bulan. Bakat musiknya makin terasah ketika ia berusia 13 tahun, di mana Iwan banyak menghabiskan waktunya dengan mengamen di Bandung. Bermain gitar dilakukannya sejak masih muda bahkan ia mengamen untuk melatih kemampuannya bergitar dan mencipta lagu. Ketika di SMP, Iwan menjadi gitaris dalama paduan suara sekolah.



Selanjutnya, datang ajakan untuk mengadu nasib di Jakarta dari seorang produser. Ia lalu menjual sepeda motornya untuk biaya membuat master. Iwan rekaman album pertama bersama rekan-rekannya, Toto Gunarto, Helmi, Bambang Bule yang tergabung dalam Amburadul. Tapi album tersebut gagal di pasaran dan Iwan kembali menjalani profesi sebagai pengamen.

Setelah dapat juara di festival musik country, Iwan ikut festival lagu humor. Arwah Setiawan (almarhum), lagu-lagu humor milik Iwan sempat direkam bersama Pepeng, Krisna, Nana Krip dan diproduksi oleh ABC Records. Tapi juga gagal dan hanya dikonsumsi oleh kalangan tertentu saja. Sampai akhirnya, perjalanan Iwan bekerja sama dengan Musica Studio. Sebelum ke Musica, Iwan sudah rekaman sekitar 4-5 album. Di Musica, barulah lagu-lagu Iwan digarap lebih serius. Album Sarjana Muda, misalnya, musiknya ditangani oleh Willy Soemantri.

Iwan tetap menjalani profesinya sebagai pengamen. Ia mengamen dengan mendatangi rumah ke rumah, kadang di Pasar Kaget atau Blok M. Album Sarjana Muda ternyata banyak diminati dan Iwan mulai mendapatkan berbagai tawaran untuk bernyanyi. Kemudian sempat masuk televisi setelah tahun 1987. Waktu siaran acara Manasuka Siaran Niaga di TVRI, lagu Oemar Bakri sempat ditayangkan di TVRI. Ketika anak kedua Iwan, Cikal lahir tahun 1985, kegiatan mengamen langsung dihentikan.

Selama Orde Baru, banyak jadwal acara konser Iwan yang dilarang dan dibatalkan oleh aparat pemerintah, karena lirik-lirik lagunya yang kritis.

Saat bergabung dengan kelompok SWAMI dan merilis album bertajuk SWAMI pada 1989, nama Iwan semakin meroket dengan mencetak hits Bento dan Bongkar yang sangat fenomenal. Perjalanan karir Iwan Fals terus menanjak ketika dia bergabung dengan Kantata Takwa pada 1990 yang di dukung penuh oleh pengusaha Setiawan Djodi. Konser-konser Kantata Takwa saat itu sampai sekarang dianggap sebagai konser musik yang terbesar dan termegah sepanjang sejarah musik Indonesia.

Keluarga
Iwan lahir di Jakarta pada 3 September 1961 dari pasangan Haryoso (ayah)(almarhum) dan Lies (ibu). Iwan menikahi Rosanna (Mbak Yos) dan mempunyai anak Galang Rambu Anarki (almarhum), Annisa Cikal Rambu Basae, dan Rayya Rambu Robbani.

Galang mengikuti jejak ayahnya terjun di bidang musik. Walaupun demikian, musik yang ia bawakan berbeda dengan yang telah menjadi trade mark ayahnya. Galang kemudian menjadi gitaris kelompok Bunga dan sempat merilis satu album perdana menjelang kematiannya.

Nama Galang juga dijadikan salah satu lagu Iwan, berjudul Galang Rambu Anarki pada album Opini , yang bercerita tentang kegelisahan orang tua menghadapi kenaikan harga-harga barang sebagai imbas dari kenaikan harga BBM pada awal tahun 1981 yaitu pada hari kelahiran Galang (1 Januari 1981).

Nama Cikal sebagai putri kedua juga diabadikan sebagai judul album dan judul lagu Iwan Fals yang terbit tahun 1991.

Galang Rambu Anarki meninggal pada bulan April 1997 secara mendadak yang membuat aktifitas bermusik Iwan Fals sempat vakum selama beberapa tahun. Galang dimakamkan di pekarangan rumah Iwan Fals di desa Leuwinanggung Bogor Jawa Barat sekitar satu jam perjalanan dari Jakarta. Sepeninggal Galang, Iwan sering menyibukkan diri dengan melukis dan berlatih bela diri.

Pada tahun 2002 Iwan mulai aktif lagi membuat album setelah sekian lama menyendiri dengan munculnya album Suara Hati yang di dalamnya terdapat lagu Hadapi Saja yang bercerita tentang kematian Galang Rambu Anarki. Pada lagu ini istri Iwan Fals (Yos) juga ikut menyumbangkan suaranya.

Kharisma seorang Iwan Fals sangat besar. Kesederhanaannya menjadi panutan para penggemarnya yang tersebar diseluruh nusantara. Para penggemar fanatik Iwan Fals bahkan mendirikan sebuah yayasan pada tanggal 16 Agustus 1999 yang dinamakan Yayasan Orang Indonesia atau biasa dikenal dengan sebutan Oi. Yayasan ini mewadahi aktifitas para penggemar Iwan Fals.

Ref : http://iwan-fals.blogspot.com/2007/04/biografi-singkat-iwan-fals.html
http://www.ghabo.com/gpedia/index.php/Iwan_Fals

ORGANISASI & METODE (TUGAS 4)

Record Retention Schedule

pengertian Record Retention Schedule menurut FX Soedjadi adalah Suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalan rangka proses manajemen, yaitu yang berhubungan dengan penggolongan, pemilihar distribusi ataupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yan perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana da dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperluka lagi.

Penggolongan records ini dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu records harus dimusnahkan atau disimpan untuk selamanya. Berdasarkan pertimbangan-pertimbangan tertentu yang disesuaikan dengan kondisi suatu instansi, keadaan perusahaan, kepentingan records terhadap hasil pengambilan kepu-tusan, biaya yang harus dikeluarkan serta dasar sistem filing yang dipakai maka suatu records bisa ditentukan kapan dan jenis apa yang harus dimusnahkan atau disimpan untuk sementara (temporary storage), dan kapan records tersebut harus disimpan untuk selamanya (permanent storage) . Adapun penggolongan records menurut FX Sudjadi adalah sebagai berikut:
1. Records yang tidak penting (nonessential).
2. Records yang dapat dimanfaatkan (helpful).
3. Records yang penting (important).
4. Records yang sangat pentmg (vital).

1. Records yang tidak penting
Records yang tidak penting di sini dimaksudkan semua surat-surat, catatan-catatan, maupun laporan yang hanya digunakan dalam waktu yang singkat atau bahkan hanya digunakan dalam beberapa menit saja. Oleh karena itu kalau records tersebut disimpan hanya akan membuang tenaga penyimpanan, biaya perawatan, tempat maupun waktu. Sehingga sebaiknya records yang tidak penting ini dimusnahkan kalau kegunaannya sudah dipakai.

Yang biasa termasuk ke dalam records ini antara lain :
1. Nota-nota pembelian barang yang sudah lunas.
2. Slip-slip surat pendaftaran pegawai.
3. Surat-surat undangan dari karyawan atau relasi (misalnya pesta perkawinan, pe-resmian gedung dsb).
4. Pengumuman yang berhubungan dengan kegiatan sehari-hari   (misalnya hari libur, kegiatan amal dsb ).
5. Pesanan-pesanan yang menyangkut kegiatan rutin, dan sebagainya.

2. Records yang tidak dimanfaatkan
            Maksud records disini adalah records yang masa penggunaannya dalam waktu yang terbatas sehingga perlu dimasukkan ke dalam file yang untuk sementara waktu disimpan untuk kemudian dimusnahkan kalau sudah melewati batas waktu kadaluarsa. Kalau records tersebut setelah dimasukkan kedalam file sudah dimanfaatkan untu mengatasi masalah atau persoalan-persoalan perusahaan maka records tersebut suda dapat dimusnahkan. Sedangkan yang termasuk ke dalam records ini adalah sebagai berikut :
a. Surat-surat undangan rapat.
b. Dokumen-dokumen yang bersifat periodik
c. Surat-surat keterangan ijin dan sakit.
d. Surat-surat dinas ke cabang perusahaan, dan sebagainya.

 3. Records yang penting

Yang termasuk records ini adalah catatan-catatan atau laporan-laporan ataupur dokumen-dokumen yang mempunyai waktu penggunaannya dalam jangka waktu yan^ relatif lama, misalnya dalam jangka waktu 4 atau 5 tahun. Records ini karena mempunyai usia pemakaian yang relatif lama maka records in harus dimasukkan ke dalam file yang telah disesuaikan dengan sistem yang dipakai dai memerlukan pemeriksaan yang terus-menerus atau secara kontinue. Penyimpanan records ini bisa dimasukkan ke dalam almari-almari atau file kabine yang mempunyai usia pemakaian sampai sepuluh tahunan, sehingga keamanan file yanj disimpan terjamin. Apabila records tersebut sudah melewati batas waktunya maka records tersebut bis£ dimusnahkan dengan catatan menunggu pemeriksaan dari pejabat yang berwenang. Yang tergolong ke dalam records yang penting adalah :

a. Dokumen-dokeumen penjualan.
b. Laporan-laporan keuangan.
c. Catatan-catatan pembukuan mengenai penerimaan dan pengeluaran masalah keuangan.
d. Wesel-wesel tagih, dan sebagainya.

4. Records yang sangat penting.
Records inilah yang akan disimpan selama-lamanya samapai bangkrutnya perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Karena records ini menyangkut mati-hidupnya peru­sahaan misalnya menyangkut segi yuridis atau historis berdirinya perusahaan atau ins­tansi tersebut. Sebelum records ini disimpan pada tempat penyimpanan yang permanen records-records tersebut harus melewati proses yaitu dimasukkan terlebih dahulu ke dalam tempat penyimpanan sementara baru kemudian sebelum dipindahkan ke tempat penyimpanan permanen reords yang disimpan ke dalam tempat penyimpanan sementara tersebut sudah melalui pemeriksaan yang berwenang untuk dimasukkan ke dalam tempat penyimpanan yang permanen.

Adapun yang termasuk records ini sebagai berikut :
a. Surat akte pendirian bangunan dan guna pakai.
b. Surat perjanjian kontrak.
c. Surat-surat asuransi.
d. Surat-surat keputusan.
e. Surat ijin pengoperasian kegiatan perusahaan.
f. Surat-surat hak milik perusahaan, dan sebagainya.


Sumber ::http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/pengantar_organisasi_dan_metode/bab7_record_record_retention_schedule.pdf

Posted in:

ORGANISASI & METODE (TUGAS 3)

FILING

            Pengertian FILING adalah segala tindakan atau perbuatan atau kegiatan yang ber-hubungan dengan masalah pengumpulan, klasifikasi, penyimpanan, penempatan, pemeliharaan dan distribusi atas surat-surat, catatan-catatan, perhitungan-perhitungan, grafik-grafik, data ataupun informasi yang lain dan tindakan tersebut dilakukan dengan setepat-tepatnya dalam rangka melakukan suatu proses manajemen serta catatan maupun surat tersebut dapat ditemukan kembali dengan mudah.Dari pengertian tersebut di atas dapat kita simpulkan, Hal yang paling pokok dalam FILING adalah tidak hanya bagaimana melakukan penyimpanan saja tetapi juga yang paling penting adalah bagaimana surat yang disimpan tersebut bisa dengan mudah ditemukan kembali. Mengapa suatu FILING diperlukan dalam suatu perusahaan ? Pentingnya suatu FILING dilakukan menyangkut:

 a.    Dihubungkan dengan bisa tidaknya surat yang   disimpan tersebut dipakai dengan mengikuti perubahan di waktu-waktu yang akan datang baik menyangkut masalah yang berhubungan dengan perencanaan, pengembangan perusahaan, maupun kema-juan-kemujuan dan perubahan organisasi. Masalah keamanan penempatan FILING yang sebaiknya sewaktu-waktu jika diperlukan dapat dengan mudah ditemukan, hal ini sangat penting karena menyangki t dengan proses pemgambilan keputusan yang akan dilakukan perusahaan. Sehingg i kecepatan waktu dalam penemuan surat yang dibutuhkan seorang manajer sangat perlu diperhatikan. FILING merupakan suatu tempat penampungan daya ingatan seorang manejer yang sewaktu-waktu jika diperlukan harus dengan cepat ditemukan. Jangan sampai pada saat ingatan tersebut diperlukan dalam mengatasi suatu masalah susah ditemukan FILING yang dibuat setepat-tepatnya baik pada saat penyimpanan disebut sebagai warkat atau PAPERS.

Papers tersebut antara lain:

- Surat pembayaran barang.

- Surat penerimaan barang.

- Surat hutang .

- Surat asuransi

- Surat penjualan barang.

- Surat pengiriman barang.

- Surat-surat administrasi kepegawaian.

- Sura-surat pembayaran pajak.

- Surat perjanjian perdagangan

- Surat-surat jaminan.

- Laporan- laporan keuangan perusahaan Daftar harga-harga bahan-bahan dasar. dan surat-surat yang lainnya

 Semua surat-surat yang tersebut di atas di samping yang belum termasuk ke dalan surat-surat di atas sangat penting gunanya bagi perusahaan, karena suarat-surat tersebut akan memperlancar jalannya operasi perusahaan baik dalam mengadakan perenca naan masa depan maupun target-target perusahaan yang hendak dicapai sampai dengai masalah dalam pengambilan keputusan.

2.   PENYUSUNAN PAPERS KE DALAM FILE

 Mengingat pentingnya papers dalam kemajuan perusahaan maka penyimpanan papers ke dalam file dengan aman sangat diperlukan sehingga papers tersebut dapat dijamin ke-absahannya, kebersihannya maupun keamanannya. Untuk menunjang keamanan penyimpanan papers bisa dilakukan dengan beberapa cara misalnya

1. Sistem penyusunan papers menurut abjad.

2. Sistem penyusunan papers menurut subyek.

3. Sistem penyusunan papers menurut nomor.

4. Sistem penyusunan papers menurut daerah.

5. Sistem penyusunan papers menurut waktu.

1. Menurut Abjad (alphabetical).

Penyusunan papers berdasarkan abjad ini masih dibagi lagi menjadi beberapa bagian, misalnya berdasarkan:

a. Nama orang, nama pendaftar nama mahasiswa, dan sebagainya.

Misalnya : Tanti Edipeni.

Sutanto Permadi Intan Pandanarum

b. Masalah yang akan dibahas, topik yang dibicarakan.

Misalnya : - Rotasi jabatan

- Pengunduran diri pegawai.

- laporan Rugi laba, dan sebagainya.

 Untuk mempermudah penempatan dan penemuan kembali papers-papers yang ber-sangkutan maka sebaiknya dalam tempat penyimpanan papers pada awal nama dise-lipkan huruf abjad yang sesuai dengan nama depan atau huruf depannya misalnya untuk setiap pergantian nama atau topik ditulis ke dalam lembaran yang menonjol sehingga mudah dalam mencari topik atau nama yang lainnya.

2. Menurut Subyek

  Penyusunan papers menurut subyek ini merupakan modifikasi dari penyusunan papers menurut abjad. Modifikasi tersebut dalam hal surat atau subyek pokoknya jadi tidak semata-mata abjadnya saja. Misalnya dalam perusahaan dagang maka urutan penyusunan dapat diatur pertama-tama file barang tahan lama, kemudian barang-barang yang tahan sementara wal tu kemudian file barang yang harus cepat habis jual. Jadi berdasarkan masing-masing subyek tersebut untuk kemudian filingnya menurut abjad sesuai dengan ketentuan. Dengan dimasukkannya papers-papers tersebut ke dalam file akan memudahkan kita untuk dengan cepat menemukan file yang dibutuhkan sesuai dengan urutan subyek yang diperlukannya. Penyusunan papers ini dengan jalan menempatkan file-file kedalam tempat yang sesuai untuk kemudian setiap tabs (adalah lembaran menonjol sehingga jelas menjadi pembatas antara bagian-bagian yang berbeda) dari masing masing file dibubuhi nomor dan menempatkannya sesuai dengan nomor surat. Penyusunan seperti ini biasanya digunakan untuk papers-papers semacam cek, wese . surat-rurat pembelian dan sebagainya. Misalnya untuk bidang keuangan dan administrasi diberi nomor 3 dan bidang ini terbagi lagi menjadi beberapa bagian misalnya bagian penerimaan. bagian penjualan dan bagia pemberian kredit, maka nomor-nomor serinya dapat disusun sebagai berikut :

a. Bagian penerimaan

b. Bagian penjualan

c. Bagian pemberian kredit

Dan selanjutnya.

Penomoran tersebut diatas disebut segabai sistem digit, yang sistem ini dimaksudka untuk mempercepat pemrosesan data secara otomatis atau menggunakan komputer. Untu inilah kemudian perkembangan penggunaan komputer untuk data prosesing semaki berkembang.

4. Menurut Daerah

Filing cara ini digunakan pada instansi antau perusahaan-perusahaan yang mempu nyai kantor cabang di daerah. Adapun urutan filingnya dapat dinyatakan sebagai berikut

-      Papers untuk urusan kantor pusat.

-      Papers untuk urusan kantor cabang yang terletak di daerah propinsi.

-      Papers untuk urusan kantor yang terletak di daerah tingkat II. dan| seterusnya.

Dengan sistem file ini sebaikanya menggunakan sistem tabs atau kertas yang menonjol untuk menjadi sekat dengan bagian yang lain. Perlu diketahui bahwa sistem filing dengan cara ini banyak atau luas di pakai dikalangan milker, perpajakan, asuransi perusahaan dagang, penjualan motor dan sebagainya. Manfaat penggunaan sistem file ini dapat dengan mudah mengetahui luasnya wilayah penjualan atau tanggung jawab masing- masing cabang sehingga dapat membuat atau memperkirakan anggaran belanja. penghasilan, biaya ataupun perseorangan yang dibu-tuhkan untuk memperlancar operasi perusahaan.

5. Menurut urutan waktu

 Penyusunan file dilakukan dengan memperhatikan urutan waktu penerimaan papers dan jangan lupa sistem ini sangat ditunjang keberhasilaannya dengan memakai sistem tabs. Cara ini biasanya dipakai untuk mencatat semua tagihan menurut urutan jatuh tempo atau pemberian kredit usaha ataupun korespodensi dan sebagainya. Manfaat sistem ini bisa diketahui kapan suatu piutang sudah saatnya ditagih, berapa jumiahnya dan berapa denda atau biaya yang akan ditanggung dalam jangka waktu pendek. kapan saat mendesaknya dan sebagainya. 

3. PERKEMBANGAN PENYIMPANAN DATA

 Perkembangan penyimpanan data yang diperlukan suatu perusahaan yang sewaktu-waktu dapat diambil dengan mudah cepat berkembang seiring dengan perkembangan kemajuan teknologi. Kalau dulu semua surat yang dianggap penting akan disimpan dalam suatu tempat tertentu maka dengan perkembangan perusahaan tempat yang dibutuhkan untuk penyim¬panan data semakin besar. Oleh karena itu dicari cara yang lebih efisien dalam menyim-pan data yang penting bagi perusahaan. Perkembangan teknologi yang sangat membantu meringankan beban petugas penyim¬panan data adalah perkembangan teknologi di bidang teknik komputer di mana dengan perkembangan teknologi komputer maka sekarang dapat digunakannya masin-mesin Electronic Data Processing, pita-pita suara, laser disc, compact disc dsb. Dengan mengikuti perkembangan komputer maka dapat diikuti kemudahan-kemudahan yang bisa dilakukan dalam penyimpanan data maupun dalam penemuan data kembali. Hanya saja semua papers dalam suatu filing tidaklah harus disimpan selamanya atau harus disimpan semuanya. Ada batas-batas waktu tertentu suatu papers sudah tidak dibutuhkan lagi atau per-lukan surat-surat tertentu kita masukkan ke dalam suatu file. Untuk kebijaksanan tersebut yaitu masalah bagaimana penerapan suatu sisten filing benar-benar tepat dilakukan, bagaimana kegunaan penyimpanan suatu papers atau apa yang akan diperoleh dengan penyimpanan suatu papers dapat kita pelajari dalam ke-bijaksanaan di bidang Records Retention Schedule.

sumber:: http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/pengantar_organisasi_dan_metode/bab6_filing.pdf

Organisasi & Metode (Tugas 2)

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

 PENGERTIAN KOMUNIKASI 
Istilah komunikasi berasal dari kata Latin Communicare atau Communis yang berarti sama atau menjadikan milik bersama. Kalau kita berkomunikasi dengan orang lain, berarti kita berusaha agar apa yang disampaikan kepada orang lain tersebut menjadi miliknya.
Beberapa definisi komunikasi :
1. Komunikasi adalah kegiatan perilaku atau kegiatan penyampaian pesan atau informasi tentang pikiran atau perasaan (Roben.J.G).
2. Komunikasi adalah sebagai pemindahan informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain (Davis, 1981).
3. Komunikasi adalah berusaha untuk mengadakan persamaan dengan orang lain (Schram,W)
Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.
Tujuan komunikasi dalam proses organisasi tidak lain dalam rangka membentuk saling pengertian (mutual undestanding) . Pendek kata agar terjadi penyetaraan dalam kerangka referensi, maupun dalam pengalaman.

DASAR-DASAR KOMUNIKASI
Komunikasi mempunyai dasar-dasar sebagai berikut :
> Niat menyangkut :
Apa yang akan disampaikan
Siapa sasarannya
Apa yang akan dicapai
Kapan akan disampaikan
> Minat, ada dua factor yang mempengaruhi yaitu:
· Faktor obyektif : merupakan rangsang yang kita terima
· Faktor subyektif : merupakan faktor yang menyangkut diri si penerima stimulus
> Pandangan, merupakan makna dari informasi yang disampaikan pada sasaran, menafsirkan informasi yang diterima tergantung pada pendidikan, pekerjaan, pengalaman dan kerangka pikir seseorang.
> Lekat merupakan informasi yang disimpan oleh si penerima.
> Libat merupakan keterlibatan panca indera sebanyak-banyaknya.
Unsur-unsur Komunikasi ada 5, yaitu :
1.Komunikator
2.Menyampaikan berita
3.Berita-berita yang disampaikan
4.Komunikasi
5.Tanggapan atau reaks

Fungsi komunikasi dalam organisasi
- Proaksi dan regulasi
- Menentukan tujuan organisasi
- Menentukan area permasalahan
- Mengevakuasi performa
- Memberikan komando, instruksi, memimpin, dan mempengaruhi inovasi
- Mendapatkan informasi baru
- Cara mengkomunikasikan susuatu yang baru dalam sosialisasi dan perbaikan
- Harga diri anggota

JENIS KOMUNIKASI ORGANISASI

> KOMUNIKASI INTERNAL
Adalah komunikasi yang terjadi dalam organisasi itu sendiri. Misalnya, Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan [operasi dan manajemen].
Dua dimensi komunikasi internal :

> KOMUNIKASI VERTIKAL
Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan dari staf ke pimpinan dengan cara timbal balik [two way traffic communication].
” Downward Communication “ komunikasi atas ke bawah. Contoh pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumuman, rapat, majalah intern.
” Upward communication ”dari bawah ke atas. Contoh staf memberikan laporan, saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada pimpinan.

> KOMUNIKASI HORISONTAL
komunikasi mendatar, antara anggota staf dengan anggota staf. Berlangsung tidak formal, lain dengan komunikasi vertikal yang formal. Komunikasi terjadi tidak dalam suasana kerja ! employee relation dan sering timbul rumours, grapevine, gossip.

> KOMUNIKASI DIAGONAL [CROSS COMMUNICATION]
Komunikasi antara pimpinan seksi/bagian dengan pegawai seksi/bagian lain.

> KOMUNIKASI EKSTERNAL
Komunikasi antara pimpinan organisasi [perusahaan] dengan khalayak audience di luar organisasi.

> BENTUK KOMUNIKASI ORGANISASI
Komunikasi sebagai proses memiliki bentuk :
1. Bentuk Komunikasi berdasarkan
    a. Komunikasi langsung
Komunikasi langsung tanpa mengguanakan alat.
Komunikasi berbentuk kata-kata, gerakan-gerakan yang berarti khusus dan penggunaan isyarat,misalnya kita berbicara langsung kepada seseorang dihadapan kita.
A——–àß———–B
    b. Komunikasi tidak langsung
Biasanya menggunakan alat dan mekanisme untuk melipat gandakan jumlah penerima penerima pesan (sasaran) ataupun untuk menghadapi hambatan geografis, waktu misalnya menggunakan radio, buku, dll.

2. Bentuk komunikasi berdasarkan besarnya sasaran :
   a. Komunikasi massa, yaitu komunikasi dengan sasarannya kelompok orang dalam jumlah yang besar, umumnya tidak dikenal.
Komunikasi masa yang baik harus :
Pesan disusun dengan jelas, tidak rumit dan tidak bertele-tele
Bahasa yang mudah dimengerti/dipahami
Bentuk gambar yang baik
Membentuk kelompok khusus, misalnya kelompok pendengar (radio)
   b. Komunikasi kelompok adalah komunikasi yang sasarannya sekelompok orang yang umumnya dapat dihitung dan dikenal dan merupakan komunikasi langsung dan timbal balik.
Perawat—– ® ¬ ——Pengunjung puskesmas
   c. Komunikasi perorangan adalah komunikasi dengan tatap muka dapat juga melalui telepon.
Perawat—– ® ¬ ——Pasien

3. Bentuk komunikasi berdasarkan arah pesan :
   a. Komunikasi satu arah
Pesan disampaikan oleh sumber kepada sasaran dan sasaran tidak dapat atau tidak mempunyai kesempatan untuk memberikan umpan balik atau bertanya, misalnya radio.
A ——————® B
   b. Komunikasi timbal balik.
Pesan disampaikan kepada sasaran dan sasaran memberikan umpan balik. Biasanya komunikasi kelompok atau perorangan merupakan komunikasi timbal balik.

1. Pengirim pesan (sender) dan isi pesan/materi
Pengirim pesan adalah orang yang mempunyai ide untuk disampaikan kepada seseorang dengan harapan dapat dipahami oleh orang yang menerima pesan sesuai dengan yang dimaksudkannya. Pesan adalah informasi yang akan disampaikan atau diekspresikan oleh pengirim pesan. Pesan dapat verbal atau non verbal dan pesan akan efektif bila diorganisir secara baik dan jelas.
Materi pesan dapat berupa :
a. Informasi
b. Ajakan
c. Rencana kerja
d. Pertanyaan dan sebagainya

2. Simbol/ isyarat
Pada tahap ini pengirim pesan membuat kode atau simbol sehingga pesannya dapat dipahami oleh orang lain. Biasanya seorang manajer menyampaikan pesan dalam bentuk kata-kata, gerakan anggota badan, (tangan, kepala, mata dan bagian muka lainnya). Tujuan penyampaian pesan adalah untuk mengajak, membujuk, mengubah sikap, perilaku atau menunjukkan arah tertentu.

3. Media/penghubung
Adalah alat untuk penyampaian pesan seperti ; TV, radio surat kabar, papan pengumuman, telepon dan lainnya. Pemilihan media ini dapat dipengaruhi oleh isi pesan yang akan disampaikan, jumlah penerima pesan, situasi dsb.

4. Mengartikan kode/isyarat
Setelah pesan diterima melalui indera (telinga, mata dan seterusnya) maka si penerima pesan harus dapat mengartikan simbul/kode dari pesan tersebut, sehingga dapat dimengerti /dipahaminya.

5. Penerima pesan
Penerima pesan adalah orang yang dapat memahami pesan dari sipengirim meskipun dalam bentuk code/isyarat tanpa mengurangi arti pesan yang dimaksud oleh pengirim.

6. Balikan (feedback)
Balikan adalah isyarat atau tanggapan yang berisi kesan dari penerima pesan dalam bentuk verbal maupun nonverbal. Tanpa balikan seorang pengirim pesan tidak akan tahu dampak pesannya terhadap sipenerima pesan Hal ini penting bagi manajer atau pengirim pesan untuk mengetahui apakah pesan sudah diterima dengan pemahaman yang benar dan tepat. Balikan dapat disampaikan oleh penerima pesan atau orang lain yang bukan penerima pesan. Balikan yang disampaikan oleh penerima pesan pada umumnya merupakan balikan langsung yang mengandung pemahaman atas pesan tersebut dan sekaligus merupakan apakah pesan itu akan dilaksanakan atau tidak Balikan yang diberikan oleh orang lain didapat dari pengamatan pemberi balikan terhadap perilaku maupun ucapan penerima pesan. Pemberi balikan menggambarkan perilaku penerima pesan sebagai reaksi dari pesan yang diterimanya. Balikan bermanfaat untuk memberikan informasi, saran yang dapat menjadi bahan pertimbangan dan membantu untuk menumbuhkan kepercayaan serta keterbukaan diantara komunikan, juga balikan dapat memperjelas persepsi.

7. Gangguan
Gangguan bukan merupakan bagian dari proses komunikasi akan tetapi mempunyai pengaruh dalam proses komunikasi, karena pada setiap situasi hampir selalu ada hal yang mengganggu kita. Gangguan adalah hal yang merintangi atau menghambat komunikasi sehingga penerima salah menafsirkan pesan yang diterimanya.
  
KLASIFIKASI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
1.Dari segi sifatnya :

a. Komunikasi Lisan
Komunikasi jenis ini tergolong kepada komunikasi aktif, dimana komunika dapat memberikan timbal balik secara langsung apabila terjadi ketidakpahaman.

b. Komunukasi Tertulis
Komunikasi secara tertulis memang memberikan suatu dampak dimana komunikan akan merasa kesulitan dalam memahami maksud dan tujan dari informasi itu, namun komunikasi ini mempunyai dampak yang lama. Dan apabila komunikan lupa dengan apa yang telah dipelajarai sebelumnya, maka ia dapat mengulangi membaca informasi tersebut. Komunikasi ini tergolong komunikasi tidak lagsung, artinya apabila komunikan tidak paham terhadap materi tertulis tersebut, maka komunikan tidak dapat memberikan suatu umpan balik secara langsung. namun dengan berkembangnya teknologi saat ini, maka meskipun komunikasi berjalan secara tidak langsung, namun unpan balik dapat diberikan secara cepat baik melalui telepon, e-mail, dll.

c. Komunikasi Verbal

d. Komunikasi Non Verbal

2. . Menurut Keresmiannya :
a. Komunikasi Formal
b. Komunikasi Informal
Komunikasi Informal

•Komunikasi Informal yang terjadi karena adanya komunikasi antara sesama karyawan dalam suatu organisasi.

•Komunikasi informal (the grapevine) biasanya disebarluaskan melalui desas-desus atau kabar angin dari mulut ke mulut dari satu orang ke orang yang lainnya dalam suatu organisasi dimana kebenarannya tidak bisa dijamin karena kadang-kadang bertentangan dengan perusahaan.

•Jadi agar komunikasi informal bisa bermanfaat maka seseorang pemimpin harus bisa memakai jalur ini untuk memperlancar berjalannya komunikasi formal perusahaan (komunikasi formal ini jangan sampai mengakibatkan timbulnya desas-desus yang meresahkan karyawan)

1. Komunikasi Verbal mencakup aspek-aspek berupa ;
a. Vocabulary (perbendaharaan kata-kata). Komunikasi tidak akan efektif bila pesan disampaikan dengan kata-kata yang tidak dimengerti, karena itu olah kata menjadi penting dalam berkomunikasi.
b. Racing (kecepatan). Komunikasi akan lebih efektif dan sukses bila kecepatan bicara dapat diatur dengan baik, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat.
c. Intonasi suara: akan mempengaruhi arti pesan secara dramatik sehingga pesan akan menjadi lain artinya bila diucapkan dengan intonasi suara yang berbeda. Intonasi suara yang tidak proposional merupakan hambatan dalam berkomunikasi.
d. Humor: dapat meningkatkan kehidupan yang bahagia. Dugan (1989), memberikan catatan bahwa dengan tertawa dapat membantu menghilangkan stress dan nyeri. Tertawa mempunyai hubungan fisik dan psikis dan harus diingat bahwa humor adalah merupakan satu-satunya selingan dalam berkomunikasi.
e. Singkat dan jelas. Komunikasi akan efektif bila disampaikan secara singkat dan jelas, langsung pada pokok permasalahannya sehingga lebih mudah dimengerti.
f. Timing (waktu yang tepat) adalah hal kritis yang perlu diperhatikan karena berkomunikasi akan berarti bila seseorang bersedia untuk berkomunikasi, artinya dapat menyediakan waktu untuk mendengar atau memperhatikan apa yang disampaikan.

2. Komunikasi Non Verbal
Komunikasi non verbal adalah penyampaian pesan tanpa kata-kata dan komunikasi non verbal memberikan arti pada komunikasi verbal.
Yang termasuk komunikasi non verbal :
a. Ekspresi wajah
Wajah merupakan sumber yang kaya dengan komunikasi, karena ekspresi wajah cerminan suasana emosi seseorang.
b. Kontak mata, merupakan sinyal alamiah untuk berkomunikasi. Dengan mengadakan kontak mata selama berinterakasi atau tanya jawab berarti orang tersebut terlibat dan menghargai lawan bicaranya dengan kemauan untuk memperhatikan bukan sekedar mendengarkan. Melalui kontak mata juga memberikan kesempatan pada orang lain untuk mengobservasi yang lainnya
c. Sentuhan adalah bentuk komunikasi personal mengingat sentuhan lebih bersifat spontan dari pada komunikasi verbal. Beberapa pesan seperti perhatian yang sungguh-sungguh, dukungan emosional, kasih sayang atau simpati dapat dilakukan melalui sentuhan.
d. Postur tubuh dan gaya berjalan. Cara seseorang berjalan, duduk, berdiri dan bergerak memperlihatkan ekspresi dirinya. Postur tubuh dan gaya berjalan merefleksikan emosi, konsep diri, dan tingkat kesehatannya.
e. Sound (Suara). Rintihan, menarik nafas panjang, tangisan juga salah satu ungkapan perasaan dan pikiran seseorang yang dapat dijadikan komunikasi. Bila dikombinasikan dengan semua bentuk komunikasi non verbal lainnya sampai desis atau suara dapat menjadi pesan yang sangat jelas.
f. Gerak isyarat, adalah yang dapat mempertegas pembicaraan . Menggunakan isyarat sebagai bagian total dari komunikasi seperti mengetuk-ngetukan kaki atau mengerakkan tangan selama berbicara menunjukkan seseorang dalam keadaan stress bingung atau sebagai upaya untuk menghilangkan stress.

HAMBATAN KOMUNIKASI
1. Hambatan dari Proses Komunikasi
· Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.
· Hambatan dalam penyandian/simbol
Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.
· Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.
· Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima
· Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima /mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.
· Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.
2. Hambatan Fisik
Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan (cacat tubuh misalnya orang yang tuna wicara), gangguan alat komunikasi dan sebagainya.
3. Hambatan Semantik.
Faktor pemahaman bahasa dan penggunaan istilah tertentu. Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima pesan. Misalnya : adanya perbedaan bahasa ( bahasa daerah, nasional, maupun internasional), adanya istilah – istilah yang hanya berlaku pada bidang-bidang tertentu saja, misalnya bidang bisnis, industri, kedokteran, dll.
4. Hambatan Psikologis
Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan, sehingga menimbulkan emosi diatas pemikiran-pemikiran dari sipengirim maupun si penerima pesan yang hendak disampaikan.
5. Hambatan Manusiawi
Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi,
kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat
pancaindera seseorang, dll.

CARA MENGATASI HAMBATAN KOMUNIKASI
1. Gunakan umpan-balik
Beri kesempatan pada orang orang lain untuk menyampaikan ide atau gagasannya, sehingga tercipta dua iklim komunikasi dua arah.
2. Kenali si penerima berita
- bagaimana latar belakang pendidikannya,
- bagaimana pengetahuan tentang subyek pembicaraan,
- sejauh mana minat dan perasaanya
3. Rencanakan secara teliti, pertimbangkan baik-baik : apa, mengapa, siapa, bagaimana, kapan


KESIMPULAN
Komunikasi dirumuskan sebagai suatu proses penyampaian pesan/informasi diantara beberapa orang. Karenanya komunikasi melibatkan seorang pengirim, pesan/informasi saluran dan penerima pesan yang mungkin juga memberikan umpan balik kepada pengirim untuk menyatakan bahwa pesan telah diterima. Komunikasi sangat penting dalam kehidupan manusia karena manusia adalah makhluk sosial yang saling membutuhkan satu sama lain. Dalam berkomunikasi seseorang harus memiliki dasar yang akan menjadi patokan seseorang tersebut dalam berkomunikasi. Dalam proses komunikasi kita juga harus ingat bahwa terdapat banyak hambatan-hambatan dalam berkomunikasi.
Tujuan komunikasi adalah berhubungan dan mengajak dengan orang lain untuk mengerti apa yang kita sampaikan dalam mencapai tujuan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan dalam bekerja sama dengan orang lain. Ada dua jenis komunikasi, yaitu verbal dan non verbal, komunikasi verbal atau tertulis dan komunikasi non verbal atau bahasa(gerak) tubuh.Komunikasi dua arah terjadi bila pengiriman pesan dilakukan dan mendapatkan umpan balik. Seseorang dalam berkomunikasi pasti dapat merasakan timbal balik antara pemberi informasi serta penerima informasi sehingga terciptanya suatu hubungan yg mutualisme antara keduanya.

Sumber dan referensi: 
http://herwanparwiyanto.staff.uns.ac.id/files/2009/05/komunikasi-dalam-organisasi.doc
http://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi_organisasi