Organisasi & Metode (Tugas 1)

TATA KERJA, PROSEDUR KERJA DAN SISTEM KERJA

1. Pengertian

Dalam mengartikan tata kerja, prosedur dan sistem kerja akan kita pisahkan pengertian untuk masing-masing supaya jelas dalam memahaminya.Tatakerja merupakan cara melaksanakan suatu pekerjaan dengan benar dan berguna atau bisa mencapai tingkat efisien yang maksimal. Prosedur merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan. Susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

Misalnya :
Mengenai sistem kearsipan perpustakaan Gunadarma adalah sebagai berikut :
1. Mengklasifikasi buku berbahasa Inggris dan buku berbahasa Indonesia.
2. Memberikan kode-kode tertentu pada buku menurut abjad, nama pengarang maupun gabungan keduanya (Melaksanakan pengkodean buku coding).
3. Mengatur buku-buku yang sudah diberi kode di tempat yang sudah disediakan.
4. Menentukan jangka waktu peminjaman dan pengembalian buku hingga tersusun rapi seperti semula.

Dari contoh tersebut untuk masing- masing kegiatan biasanya dibagi lagi tata kerja dan prosedurnya sehingga bisa dilaksanakan dengan baik. Penting untuk ditekankan di sini bahwa ketiga-tiganya baik tata kerja, prosedur maupun sistem merupakan satu kesatuan yang bulat artinya ketiga-tiganya merupakan tindak lanjut dalam rangka pelaksanaan suatu bidang pekerjaan tertentu. Jadi dengan adanya sistem kerja, tata kerja dan prosedur kerja menjadikan pelaksanaan fungsi manajemen dan kebijaksanaan pimpinan menjadi lebih terarah, terkoordinir dan terkontrol dengan baik.



2. Prinsip-Prinsip Pemakaian Tata Kerja, Prosedur dan Sistem Kerja.

Prinsip-prinsip yang harus dipenuhi dalam memakai tata kerja, prosedur dan sistem kerja pada suatu instansi adalah sebagai berikut:

1. Tata kerja, prosedur kerja dan sistem tata kerja harus disusun dengan memperhati kan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan.

2. Untuk mempersiapkan hal-hal itu dengan setepat-tepatnya maka haruslah terlebih dahulu dipersiapkan adanya penjelasan tantang tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi jabatan, analisa jabatan, unsur kegiatan organisasi dan semacamnya.

3. Pilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.

4. Selanjutnya harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap-tiap detail pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas yang termaksud.

5. Dalam penetapan tahap-demi tahap dalam rangkaian pekerjaan ( misalnya soal prosedur surat keluar ) maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus betul betul terdapat saling hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke arah satu tujuan.

6. Dan tiap-tiap tahap itu harus betul-betul merupakan suatu kerja yang nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud.

Di samping itu harus ditetapkan pula skill atau kecakapan dan ketrampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud. Jadi dimaksudkan untuk tidak memperpanjang prosedur kerja. Dengan kata lain prosedur kerja disusun bukan berdasarkan jumlah (quantity) tenaga kerja yang ada, melainkan berdasarkan skill (quality) tenaga kerja yang dibutuhkan untuk dapat menyelesaikan suatu bidang pekerjaan tertentu.

7. Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja itu harus disusun sedemikian rupa sehingga memiliki stabilitas dan fleksibelitas (stability and flexibility). Stabilitas maksudnya bahwa sistem, tata kerja dan prosedur kerja itu harus mengandung unsure tetap sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan kerja. Adapun fleksibelitas artinya bahwa dalam pelaksanaannya tidak kaku tetapi harus luwes yaitu masih memungkinkan diadakannnya saling pergantian tugas, sehingga misalnya salah seorang tidak masuk atau kebetulan salah satu mesin macet, maka pekerjaan harus tetap dapat terlaksana dan diselesaikan.

8. Perlu diperhatikan bahwa penyusunan sistem, prosedur dan tata kerja harus selalu disesuaikan dengan kemajuan jaman dan teknologi, jadi harus dijaga updatenessnya.

9. Untuk penggambaran tentang penerapan sesuatu prosedur tertentu sebaiknya dipergunakan tanda-tanda atau simbol dan skema atau bagan prosedur dengan setepat-tepatnya. Bagan semacam ini sering disebut sebagai skema arus kerja (work flowchart) atau skema proses kerja (work prosedures chart). 

10. Dan akhirnya untuk menjamin penerapan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja yang setepat-tepatnya, maka adanya buku-buku pedoman (manuals book) tentang hal-hal itu mutlak perlu dipersiapkan, untuk itu maka adanya staf khusus sebagai O & M Spesialist adalah mutlak diperlukan.




Sumber:  http://sulimah-mhiyu.blogspot.com/2009/11/tugas-teori-organisasi-umum-i.html#/