ORGANISASI & METODE (TUGAS 3)

FILING

            Pengertian FILING adalah segala tindakan atau perbuatan atau kegiatan yang ber-hubungan dengan masalah pengumpulan, klasifikasi, penyimpanan, penempatan, pemeliharaan dan distribusi atas surat-surat, catatan-catatan, perhitungan-perhitungan, grafik-grafik, data ataupun informasi yang lain dan tindakan tersebut dilakukan dengan setepat-tepatnya dalam rangka melakukan suatu proses manajemen serta catatan maupun surat tersebut dapat ditemukan kembali dengan mudah.Dari pengertian tersebut di atas dapat kita simpulkan, Hal yang paling pokok dalam FILING adalah tidak hanya bagaimana melakukan penyimpanan saja tetapi juga yang paling penting adalah bagaimana surat yang disimpan tersebut bisa dengan mudah ditemukan kembali. Mengapa suatu FILING diperlukan dalam suatu perusahaan ? Pentingnya suatu FILING dilakukan menyangkut:

 a.    Dihubungkan dengan bisa tidaknya surat yang   disimpan tersebut dipakai dengan mengikuti perubahan di waktu-waktu yang akan datang baik menyangkut masalah yang berhubungan dengan perencanaan, pengembangan perusahaan, maupun kema-juan-kemujuan dan perubahan organisasi. Masalah keamanan penempatan FILING yang sebaiknya sewaktu-waktu jika diperlukan dapat dengan mudah ditemukan, hal ini sangat penting karena menyangki t dengan proses pemgambilan keputusan yang akan dilakukan perusahaan. Sehingg i kecepatan waktu dalam penemuan surat yang dibutuhkan seorang manajer sangat perlu diperhatikan. FILING merupakan suatu tempat penampungan daya ingatan seorang manejer yang sewaktu-waktu jika diperlukan harus dengan cepat ditemukan. Jangan sampai pada saat ingatan tersebut diperlukan dalam mengatasi suatu masalah susah ditemukan FILING yang dibuat setepat-tepatnya baik pada saat penyimpanan disebut sebagai warkat atau PAPERS.

Papers tersebut antara lain:

- Surat pembayaran barang.

- Surat penerimaan barang.

- Surat hutang .

- Surat asuransi

- Surat penjualan barang.

- Surat pengiriman barang.

- Surat-surat administrasi kepegawaian.

- Sura-surat pembayaran pajak.

- Surat perjanjian perdagangan

- Surat-surat jaminan.

- Laporan- laporan keuangan perusahaan Daftar harga-harga bahan-bahan dasar. dan surat-surat yang lainnya

 Semua surat-surat yang tersebut di atas di samping yang belum termasuk ke dalan surat-surat di atas sangat penting gunanya bagi perusahaan, karena suarat-surat tersebut akan memperlancar jalannya operasi perusahaan baik dalam mengadakan perenca naan masa depan maupun target-target perusahaan yang hendak dicapai sampai dengai masalah dalam pengambilan keputusan.

2.   PENYUSUNAN PAPERS KE DALAM FILE

 Mengingat pentingnya papers dalam kemajuan perusahaan maka penyimpanan papers ke dalam file dengan aman sangat diperlukan sehingga papers tersebut dapat dijamin ke-absahannya, kebersihannya maupun keamanannya. Untuk menunjang keamanan penyimpanan papers bisa dilakukan dengan beberapa cara misalnya

1. Sistem penyusunan papers menurut abjad.

2. Sistem penyusunan papers menurut subyek.

3. Sistem penyusunan papers menurut nomor.

4. Sistem penyusunan papers menurut daerah.

5. Sistem penyusunan papers menurut waktu.

1. Menurut Abjad (alphabetical).

Penyusunan papers berdasarkan abjad ini masih dibagi lagi menjadi beberapa bagian, misalnya berdasarkan:

a. Nama orang, nama pendaftar nama mahasiswa, dan sebagainya.

Misalnya : Tanti Edipeni.

Sutanto Permadi Intan Pandanarum

b. Masalah yang akan dibahas, topik yang dibicarakan.

Misalnya : - Rotasi jabatan

- Pengunduran diri pegawai.

- laporan Rugi laba, dan sebagainya.

 Untuk mempermudah penempatan dan penemuan kembali papers-papers yang ber-sangkutan maka sebaiknya dalam tempat penyimpanan papers pada awal nama dise-lipkan huruf abjad yang sesuai dengan nama depan atau huruf depannya misalnya untuk setiap pergantian nama atau topik ditulis ke dalam lembaran yang menonjol sehingga mudah dalam mencari topik atau nama yang lainnya.

2. Menurut Subyek

  Penyusunan papers menurut subyek ini merupakan modifikasi dari penyusunan papers menurut abjad. Modifikasi tersebut dalam hal surat atau subyek pokoknya jadi tidak semata-mata abjadnya saja. Misalnya dalam perusahaan dagang maka urutan penyusunan dapat diatur pertama-tama file barang tahan lama, kemudian barang-barang yang tahan sementara wal tu kemudian file barang yang harus cepat habis jual. Jadi berdasarkan masing-masing subyek tersebut untuk kemudian filingnya menurut abjad sesuai dengan ketentuan. Dengan dimasukkannya papers-papers tersebut ke dalam file akan memudahkan kita untuk dengan cepat menemukan file yang dibutuhkan sesuai dengan urutan subyek yang diperlukannya. Penyusunan papers ini dengan jalan menempatkan file-file kedalam tempat yang sesuai untuk kemudian setiap tabs (adalah lembaran menonjol sehingga jelas menjadi pembatas antara bagian-bagian yang berbeda) dari masing masing file dibubuhi nomor dan menempatkannya sesuai dengan nomor surat. Penyusunan seperti ini biasanya digunakan untuk papers-papers semacam cek, wese . surat-rurat pembelian dan sebagainya. Misalnya untuk bidang keuangan dan administrasi diberi nomor 3 dan bidang ini terbagi lagi menjadi beberapa bagian misalnya bagian penerimaan. bagian penjualan dan bagia pemberian kredit, maka nomor-nomor serinya dapat disusun sebagai berikut :

a. Bagian penerimaan

b. Bagian penjualan

c. Bagian pemberian kredit

Dan selanjutnya.

Penomoran tersebut diatas disebut segabai sistem digit, yang sistem ini dimaksudka untuk mempercepat pemrosesan data secara otomatis atau menggunakan komputer. Untu inilah kemudian perkembangan penggunaan komputer untuk data prosesing semaki berkembang.

4. Menurut Daerah

Filing cara ini digunakan pada instansi antau perusahaan-perusahaan yang mempu nyai kantor cabang di daerah. Adapun urutan filingnya dapat dinyatakan sebagai berikut

-      Papers untuk urusan kantor pusat.

-      Papers untuk urusan kantor cabang yang terletak di daerah propinsi.

-      Papers untuk urusan kantor yang terletak di daerah tingkat II. dan| seterusnya.

Dengan sistem file ini sebaikanya menggunakan sistem tabs atau kertas yang menonjol untuk menjadi sekat dengan bagian yang lain. Perlu diketahui bahwa sistem filing dengan cara ini banyak atau luas di pakai dikalangan milker, perpajakan, asuransi perusahaan dagang, penjualan motor dan sebagainya. Manfaat penggunaan sistem file ini dapat dengan mudah mengetahui luasnya wilayah penjualan atau tanggung jawab masing- masing cabang sehingga dapat membuat atau memperkirakan anggaran belanja. penghasilan, biaya ataupun perseorangan yang dibu-tuhkan untuk memperlancar operasi perusahaan.

5. Menurut urutan waktu

 Penyusunan file dilakukan dengan memperhatikan urutan waktu penerimaan papers dan jangan lupa sistem ini sangat ditunjang keberhasilaannya dengan memakai sistem tabs. Cara ini biasanya dipakai untuk mencatat semua tagihan menurut urutan jatuh tempo atau pemberian kredit usaha ataupun korespodensi dan sebagainya. Manfaat sistem ini bisa diketahui kapan suatu piutang sudah saatnya ditagih, berapa jumiahnya dan berapa denda atau biaya yang akan ditanggung dalam jangka waktu pendek. kapan saat mendesaknya dan sebagainya. 

3. PERKEMBANGAN PENYIMPANAN DATA

 Perkembangan penyimpanan data yang diperlukan suatu perusahaan yang sewaktu-waktu dapat diambil dengan mudah cepat berkembang seiring dengan perkembangan kemajuan teknologi. Kalau dulu semua surat yang dianggap penting akan disimpan dalam suatu tempat tertentu maka dengan perkembangan perusahaan tempat yang dibutuhkan untuk penyim¬panan data semakin besar. Oleh karena itu dicari cara yang lebih efisien dalam menyim-pan data yang penting bagi perusahaan. Perkembangan teknologi yang sangat membantu meringankan beban petugas penyim¬panan data adalah perkembangan teknologi di bidang teknik komputer di mana dengan perkembangan teknologi komputer maka sekarang dapat digunakannya masin-mesin Electronic Data Processing, pita-pita suara, laser disc, compact disc dsb. Dengan mengikuti perkembangan komputer maka dapat diikuti kemudahan-kemudahan yang bisa dilakukan dalam penyimpanan data maupun dalam penemuan data kembali. Hanya saja semua papers dalam suatu filing tidaklah harus disimpan selamanya atau harus disimpan semuanya. Ada batas-batas waktu tertentu suatu papers sudah tidak dibutuhkan lagi atau per-lukan surat-surat tertentu kita masukkan ke dalam suatu file. Untuk kebijaksanan tersebut yaitu masalah bagaimana penerapan suatu sisten filing benar-benar tepat dilakukan, bagaimana kegunaan penyimpanan suatu papers atau apa yang akan diperoleh dengan penyimpanan suatu papers dapat kita pelajari dalam ke-bijaksanaan di bidang Records Retention Schedule.

sumber:: http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/pengantar_organisasi_dan_metode/bab6_filing.pdf