Record Retention Schedule
pengertian
Record Retention Schedule menurut FX Soedjadi adalah Suatu
kebijaksanaan yang harus dilakukan dalan rangka proses manajemen, yaitu
yang berhubungan dengan penggolongan, pemilihar distribusi ataupun
disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yan perlu tetap
disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana da
dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak
diperluka lagi.
Penggolongan
records ini dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan
dan menentukan kapan suatu records harus dimusnahkan atau disimpan
untuk selamanya. Berdasarkan pertimbangan-pertimbangan tertentu yang
disesuaikan dengan kondisi suatu instansi, keadaan perusahaan,
kepentingan records terhadap hasil pengambilan kepu-tusan, biaya yang
harus dikeluarkan serta dasar sistem filing yang dipakai maka suatu
records bisa ditentukan kapan dan jenis apa yang harus dimusnahkan atau
disimpan untuk sementara (temporary storage), dan kapan records tersebut
harus disimpan untuk selamanya (permanent storage) . Adapun
penggolongan records menurut FX Sudjadi adalah sebagai berikut:
1. Records yang tidak penting (nonessential).
2. Records yang dapat dimanfaatkan (helpful).
3. Records yang penting (important).
4. Records yang sangat pentmg (vital).
1. Records yang tidak penting
Records yang tidak penting di sini dimaksudkan semua surat-surat, catatan-catatan, maupun laporan yang hanya digunakan dalam waktu yang singkat atau bahkan hanya digunakan dalam beberapa menit saja. Oleh karena itu kalau records tersebut disimpan hanya akan membuang tenaga penyimpanan, biaya perawatan, tempat maupun waktu. Sehingga sebaiknya records yang tidak penting ini dimusnahkan kalau kegunaannya sudah dipakai.
Yang biasa termasuk ke dalam records ini antara lain :
1. Nota-nota pembelian barang yang sudah lunas.
2. Slip-slip surat pendaftaran pegawai.
3. Surat-surat undangan dari karyawan atau relasi (misalnya pesta perkawinan, pe-resmian gedung dsb).
4. Pengumuman yang berhubungan dengan kegiatan sehari-hari (misalnya hari libur, kegiatan amal dsb ).
5. Pesanan-pesanan yang menyangkut kegiatan rutin, dan sebagainya.
2. Records yang tidak dimanfaatkan
Maksud records disini adalah records yang masa penggunaannya dalam waktu yang terbatas sehingga perlu dimasukkan ke dalam file yang untuk sementara waktu disimpan untuk kemudian dimusnahkan kalau sudah melewati batas waktu kadaluarsa. Kalau records tersebut setelah dimasukkan kedalam file sudah dimanfaatkan untu mengatasi masalah atau persoalan-persoalan perusahaan maka records tersebut suda dapat dimusnahkan. Sedangkan yang termasuk ke dalam records ini adalah sebagai berikut :
a. Surat-surat undangan rapat.
b. Dokumen-dokumen yang bersifat periodik
c. Surat-surat keterangan ijin dan sakit.
d. Surat-surat dinas ke cabang perusahaan, dan sebagainya.
3. Records yang penting
1. Records yang tidak penting (nonessential).
2. Records yang dapat dimanfaatkan (helpful).
3. Records yang penting (important).
4. Records yang sangat pentmg (vital).
1. Records yang tidak penting
Records yang tidak penting di sini dimaksudkan semua surat-surat, catatan-catatan, maupun laporan yang hanya digunakan dalam waktu yang singkat atau bahkan hanya digunakan dalam beberapa menit saja. Oleh karena itu kalau records tersebut disimpan hanya akan membuang tenaga penyimpanan, biaya perawatan, tempat maupun waktu. Sehingga sebaiknya records yang tidak penting ini dimusnahkan kalau kegunaannya sudah dipakai.
Yang biasa termasuk ke dalam records ini antara lain :
1. Nota-nota pembelian barang yang sudah lunas.
2. Slip-slip surat pendaftaran pegawai.
3. Surat-surat undangan dari karyawan atau relasi (misalnya pesta perkawinan, pe-resmian gedung dsb).
4. Pengumuman yang berhubungan dengan kegiatan sehari-hari (misalnya hari libur, kegiatan amal dsb ).
5. Pesanan-pesanan yang menyangkut kegiatan rutin, dan sebagainya.
2. Records yang tidak dimanfaatkan
Maksud records disini adalah records yang masa penggunaannya dalam waktu yang terbatas sehingga perlu dimasukkan ke dalam file yang untuk sementara waktu disimpan untuk kemudian dimusnahkan kalau sudah melewati batas waktu kadaluarsa. Kalau records tersebut setelah dimasukkan kedalam file sudah dimanfaatkan untu mengatasi masalah atau persoalan-persoalan perusahaan maka records tersebut suda dapat dimusnahkan. Sedangkan yang termasuk ke dalam records ini adalah sebagai berikut :
a. Surat-surat undangan rapat.
b. Dokumen-dokumen yang bersifat periodik
c. Surat-surat keterangan ijin dan sakit.
d. Surat-surat dinas ke cabang perusahaan, dan sebagainya.
3. Records yang penting
Yang
termasuk records ini adalah catatan-catatan atau laporan-laporan
ataupur dokumen-dokumen yang mempunyai waktu penggunaannya dalam jangka
waktu yan^ relatif lama, misalnya dalam jangka waktu 4 atau 5 tahun.
Records ini karena mempunyai usia pemakaian yang relatif lama maka
records in harus dimasukkan ke dalam file yang telah disesuaikan dengan
sistem yang dipakai dai memerlukan pemeriksaan yang terus-menerus atau
secara kontinue. Penyimpanan records ini bisa dimasukkan ke dalam
almari-almari atau file kabine yang mempunyai usia pemakaian sampai
sepuluh tahunan, sehingga keamanan file yanj disimpan terjamin. Apabila
records tersebut sudah melewati batas waktunya maka records tersebut
bis£ dimusnahkan dengan catatan menunggu pemeriksaan dari pejabat yang
berwenang. Yang tergolong ke dalam records yang penting adalah :
a. Dokumen-dokeumen penjualan.
b. Laporan-laporan keuangan.
c. Catatan-catatan pembukuan mengenai penerimaan dan pengeluaran masalah keuangan.
d. Wesel-wesel tagih, dan sebagainya.
4. Records yang sangat penting.
Records inilah yang akan disimpan selama-lamanya samapai bangkrutnya perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Karena records ini menyangkut mati-hidupnya perusahaan misalnya menyangkut segi yuridis atau historis berdirinya perusahaan atau instansi tersebut. Sebelum records ini disimpan pada tempat penyimpanan yang permanen records-records tersebut harus melewati proses yaitu dimasukkan terlebih dahulu ke dalam tempat penyimpanan sementara baru kemudian sebelum dipindahkan ke tempat penyimpanan permanen reords yang disimpan ke dalam tempat penyimpanan sementara tersebut sudah melalui pemeriksaan yang berwenang untuk dimasukkan ke dalam tempat penyimpanan yang permanen.
Adapun yang termasuk records ini sebagai berikut :
a. Surat akte pendirian bangunan dan guna pakai.
b. Surat perjanjian kontrak.
c. Surat-surat asuransi.
d. Surat-surat keputusan.
e. Surat ijin pengoperasian kegiatan perusahaan.
f. Surat-surat hak milik perusahaan, dan sebagainya.
Sumber ::http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/pengantar_organisasi_dan_metode/bab7_record_record_retention_schedule.pdf
b. Laporan-laporan keuangan.
c. Catatan-catatan pembukuan mengenai penerimaan dan pengeluaran masalah keuangan.
d. Wesel-wesel tagih, dan sebagainya.
4. Records yang sangat penting.
Records inilah yang akan disimpan selama-lamanya samapai bangkrutnya perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Karena records ini menyangkut mati-hidupnya perusahaan misalnya menyangkut segi yuridis atau historis berdirinya perusahaan atau instansi tersebut. Sebelum records ini disimpan pada tempat penyimpanan yang permanen records-records tersebut harus melewati proses yaitu dimasukkan terlebih dahulu ke dalam tempat penyimpanan sementara baru kemudian sebelum dipindahkan ke tempat penyimpanan permanen reords yang disimpan ke dalam tempat penyimpanan sementara tersebut sudah melalui pemeriksaan yang berwenang untuk dimasukkan ke dalam tempat penyimpanan yang permanen.
Adapun yang termasuk records ini sebagai berikut :
a. Surat akte pendirian bangunan dan guna pakai.
b. Surat perjanjian kontrak.
c. Surat-surat asuransi.
d. Surat-surat keputusan.
e. Surat ijin pengoperasian kegiatan perusahaan.
f. Surat-surat hak milik perusahaan, dan sebagainya.
Sumber ::http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/pengantar_organisasi_dan_metode/bab7_record_record_retention_schedule.pdf
Tidak ada komentar:
Posting Komentar